Projekat regionalne saradnje: Kako možemo osigurati dobru komunikaciju i motivaciju u našem timu?

Tokom septembra se dešavalo mnogo toga  – nakon onlajn kafe sa Reljom Deretom i radionice sa Dašom Spasojević, učesnici regionalnog projekta „Transforming the Region One Conversation at A Time – Inspiring Youth Cultural Cooperation“, sastali su se u okviru još jedne onlajn radionice. Ovog puta Nikola Veličković iz Gi Grupe, našeg glavnog edukativnog partnera, pomogao je učesnicima da se pozabave temom komunikacije u timu i kako da je praktikuju na asertivan i način pun poštovanja.

Nakon uvodnog dela gde su učesnici ukratko predstavili svoje projekte i timove; delili njihove ideje, ciljeve i planove, Nikola im je pomogao da izraze izazove sa kojima se suočavaju u komunikaciji. Očigledno je da su sva prilagođavanja u okviru projekta bila izazovna za sve nas: promene u ravnoteži između posla i privatnog života neizbežno su uticale na druge planove, a kombinovanje rasporeda pokazalo se kao jedan od najvećih izazova. Zatim, teret činjenice da su mnoge stvari neizvesne i da su sve aktivnosti premeštene u onlajn svet, neretko rezultiraju manjkom motivacije.

Kao što Nikola kaže: „Svest o tome da da svi potičemo iz različitih sredina i imamo različite stavove o tome kako stvari treba da funkcionišu, može nam pomoći da lakše nađemo zajednički jezik“. Ovo je posebno izazovno u situaciji kroz koju smo svi prošli ove godine, gde je većina naših kontakata na mreži i na različitim platformama. Stoga, nije iznenađujuće što imamo nove prepreke u komunikaciji, ali imajući to u vidu, možemo lakšse sniziti očekivanja i sprečiti ekstremni stres.

Jedna stvar koja može prevladati i koja nas čak može sprečiti da budemo najefikasniji jeste odgovornost. Ova reč ima snažno značenje – još od detinjstva su nas učili da preuzmemo odgovornost i postupamo odgovorno. Ali, sada, tačnije u „novoj normalnosti“, sa radom i sastancima onlajn, ovaj termin dobija mnogo više na težini u kontekstu timskog rada. Da bismo ga redefinisali, kako Nikola predlaže, trebalo bi da ovoj termin sagledamo iz dve perspektive: preuzimanje odgovornosti može se posmatrati kao žrtvovanje za tim i nošenje celokupnog tereta ili kao razlog da na kraju dobijemo određenu nagradu. Iako su ove dve perspektive tačne, one nisu i jedine dve dimenzije. Odgovornost treba da preuzmemo, ali voljno i rado, zbog sebe i svog dobra. Sama odgovornost treba da nam da određeni smisao i da istovremeno donese dodatnu vrednost radu, timu i nama.

Ono što nam može pomoći da preuzmemo odgovornost ili shvatimo svoju odgovornost za određeni posao, jeste procena vremena koje planiramo da mu posvetimo. Iako se davanje grube procene broja sati može činiti lakim, njihovo prevođenje u dane može nas onda dovesti do pitanja zašto? Zašto smo spremni da nečemu posvetimo mnogo vremena? Potraga za odgovorom na ovo pitanje može nam pomoći da pronađemo svrhu i razumemo svoje potrebe, motivaciju i značenje, što onda može dati smisao našoj odgovornosti i radu.

Da bismo bolje razumeli odgovornost i njen uticaj na nas, trebalo bi da se prisetimo nečega što smo zaista dobro uradili i zbog čega smo bili ponosni na sebe. Shvatićemo da je to, najverovatnije, bilo izazovno, preuzeli smo odgovornost i naterali sebe da u tom procesu rastemo kako bismo došli do cilja. Zapravo, svaki put kada imamo osećaj da je nešto smisleno: preuzimamo odgovornost za to, naše shvatanje mogućnosti se proširuje i stičemo osećaj smisla. Međutim, u kontekstu timskog rada, ovo može biti zaista zahtevno.

Ukoliko imamo iskustva sa radom u timu, vrlo je moguće da smo se našli u situaciji gde se svi kolebaju da preuzmu odgovornost. U psihologiji je ovo poznato kao efekat posmatrača, a ima veze sa podelom odgovornosti – što je više ljudi, manja je šansa da će neko nešto preduzeti i promeniti stvari. Jedan od primera su klimatske promene – imanje svesti o tome da naši pojedinačni napori neće doneti veliku promenu, demotiviše nas da preuzmemo odgovornost za svoje postupke, iako zapravo u većem obimu to zaista može promeniti stvari na bolje. Tako je i sa radom u timovima – odgovornost često nije podeljena podjednako. Lako se može dogoditi da jedna osoba preuzme odgovornost za ceo tim. Jasno delegiranje i komuniciranje zadataka može pomoći timu da bude efikasniji i da radi ravnopravnije.

Druga važna stvar u zajedničkom radu je razlika između uloge i zaduženja. Iako se posao sastoji od zadataka na koje smo pristali i koji nam pomažu u postizanju zajedničkog cilja, naša uloga u timu je nešto više od toga. Uloga se sastoji od stvari koje radimo i čine naš doprinos timu zaista specifičnim. Na primer, naš posao može biti istraživanje i prikupljanje podataka, ali naša uloga bi bila da delimo korisne zabavne činjenice kako bi timski duh bio visokom nivou.

Da bismo bolje razumeli svoj posao i ulogu, trebalo bi da se zapitamo dve stvari:

1. Koje stvari radim zaista dobro i kojima mogu da pomognem ovom timu?
2. Šta želim od ovog projekta / životnog / radnog iskustva?

Ako ne možemo odmah da odgovorimo na ova pitanja, možemo odvojiti 10 minuta i pisati bez zaustavljanja, pravljenjem jednostavnih crtica. Kada se preispitujemo o stvarima koje se nadamo da ćemo dobiti iz određene situacije ili projekta, ne treba da se plašimo da ćemo zvučati sebično. Odgovor do koga dođemo može nas motivisati i dati nam svrhu.

Ova vrsta preispitivanja je korisna i na timskom nivou. Razmena odgovora među članovima tima može nam pomoći da izgradimo poverenje i zajedno shvatimo šta želimo od situacije i kuda idemo kao tim. Osiguravanjem iskrene komunikacije na ovaj način stvara se siguran prostor i podstiče sve članove tima da budu dovoljno hrabri da se izraze i prihvate ono što drugi donose u tim.

Komunikacija u timu je važna jer se njome osigurava teren na kome se svi članovi osećaju dobro i izražavaju se slobodno. Svi smo različiti i imamo različite reakcije i granice u komunikaciji i vrlo je važno da postoji način da to iskažemo, a da se pritom osećamo sigurnima. Da bismo postigli ono što tim želi, trebalo bi da znamo kako da saopštimo svoje namere na najproduktivniji način. Ono što Nikola predlaže je da uvek pokušate da primenite asertivan način komunikacije.

Asertivna komunikacija predstavlja siguran način da izrazimo sebe i svoja osećanja. Definišimo prvo pasivnu komunikaciju – gde potrebe druge osobe stavljamo ispred svojih i agresivnu – gde razmišljamo samo o svojim potrebama i onome što pokušavamo da postignemo. Asertivna komunikacija je zlatna sredina između ove dve krajnosti. U asertivnoj komunikaciji borimo se za to kako se osećamo, a da ne napadamo drugu osobu, već postižemo da se i druga strana oseća dobro.

Asertivna komunikacija zvuči sjajno, ali ako se još nismo izveštili u njoj, može predstavljati izazov. Postoje tri tehnike koje uz koje je možemo lakše savladati:

• Upućivanje molbe, a ne zahteva

Mogli bismo da kažemo: „Molimo vas da završite ovaj zadatak što je pre moguće. Da li je to u redu? “, umesto: „ Želim da to uradite što pre “

• Davanje objašnjenja zašto nam nešto treba

Pokušajte da navedete bilo koji razlog. Na primer, ako ste u žurbi, a trebalo bi da sačekate u redu, radije recite: „ Izvinite mogu li da idem preko reda, žurim?“ Iako se ovo može činiti nedovoljno jakim razlogom, ipak jeste neki razlog, koji je vrlo često dovoljan da nešto preduzmemo i povećava nam šanse da stignemo do cilja – završimo taj zadatak što je pre moguće i ne zakasnimo tamo gde smo krenuli.

• „Ja govor“

Prvi korak je uvek napraviti korak unazad i razmisliti pre nego što progovorimo. Ako brzo reagujemo, verovatnije je da stvari ne artikulišemo efikasno i da se druga osoba oseća nesigurnom i napadnutom. Zatim, to nas navodi da svoja osećanja izrazimo u takozvanom „ti govoru“. Na primer, veća je verovatnoća da ćemo reći: „Nisi mi to rekao ranije“, umesto „Zaista mi je važno da na vreme imam sve važne informacije“. Druga opcija je ono što nazivamo „ja govorom“. U „ja govoru“ ne ističemo šta bi druga osoba trebalo ili ne bi smela da radi, i izbegavamo da koristimo imperative koji mogu dovesti do burnih reakcija i odbijanja slušanja i saradnje. Umesto toga, fokus preusmeravamo na to kako se osećamo i koristimo ne-lične izraze poput: bilo bi bolje da, takođe je važno, itd. Na taj način izbegavamo da se druga osoba oseća napadnutom, a veća je verovatnoća da se uspostavi dobra atmosfera i nastavi sa rad.

Ako se brinete da asertivna komunikacija zvuči previše lepo, ne brinite, to je samo način da izrazimo šta nam je važno i kako se osećamo bez napada na drugu osobu. Naš stav i dalje ostje čvrst i direktan, ali nije agresivan.

Artikulacija naših misli i utisaka izuzetno je važna u okruženju onlajn sastanaka i virtuelne razmene. Nemamo priliku da se tako često susrećemo licem u lice i da razmenjujemo energiju i čitamo govor tela koji našim rečima daju dodatno značenje. Uverenje da razgovaramo na način koji nam omogućava da prenesemo važne poruke uzimajući u obzir osećanja druge osobe može nas odvesti daleko.

Kreativno mentorstvo ovaj projekat provodi zajedno sa Fondacijom Rruga me Pisha iz Albanije i OKC Abrašević iz Bosne i Hercegovine, uz podršku Regionalnog ureda za saradnju mladih – RYCO WB.